Pocztę firmową da się przenieść bez utraty ani jednej wiadomości, jeśli skrzynki skopiuje się przed zmianą rekordów MX i jeszcze raz po niej. Pierwsza kopia przenosi całą historię, a druga wiadomości, które przyszły w trakcie przełączania. Wiadomości giną najczęściej wtedy, gdy ktoś zmienia MX bez kopii, zamyka stare konto zbyt szybko albo zapomina o osobach, które trzymają pocztę tylko w programie na swoim komputerze.
Poniżej opisuję, jak robię to u klientów, łącznie z sytuacją, w której część skrzynek działa w Google Workspace, a część na hostingu.
Kiedy potrzebna jest migracja poczty?
- Zmiana hostingu, gdy poczta działa na tym samym serwerze co strona.
- Przejście do Google Workspace albo Microsoft 365 ze skrzynek na hostingu, lub odwrotnie.
- Zmiana domeny firmy, kiedy skrzynki przechodzą na nowy adres.
- Porządki po poprzednim wykonawcy, gdy poczta działa na koncie, którego nie kontrolujesz.
Dlaczego wiadomości giną przy przenosinach?
Rekordy MX mówią światu, na który serwer dostarczać pocztę Twojej domeny. Po ich zmianie część serwerów nadawców jeszcze przez jakiś czas korzysta ze starych danych, więc przez kilka godzin wiadomości mogą trafiać w oba miejsca. Jeśli stara skrzynka zostanie w tym czasie zamknięta albo nikt nie skopiuje z niej nowych wiadomości, te wiadomości przepadają.
Drugi częsty problem to protokół POP3. Jeśli ktoś w firmie ma pocztę ustawioną w ten sposób, wiadomości mogą być pobierane z serwera na jeden komputer i usuwane z serwera. Wtedy kopia serwera nie zawiera całej historii, a jej część trzeba przenieść z programu pocztowego tej osoby.
Migracja poczty krok po kroku
- Spis skrzynek. Lista wszystkich adresów, aliasów i przekierowań, z rozmiarem skrzynek. Przy okazji sprawdzam, kto używa POP3, a kto IMAP.
- Skrócenie czasu ważności rekordów DNS (TTL) dzień wcześniej, żeby zmiana MX szybciej rozeszła się po internecie.
- Założenie skrzynek na nowym serwerze z tymi samymi adresami, aliasami i przekierowaniami.
- Pierwsza kopia przez IMAP. Kopiuję wszystkie foldery: odebrane, wysłane, archiwum i foldery tworzone przez użytkowników. To zwykle najdłuższy etap.
- Zmiana rekordów MX na nowy serwer.
- Druga kopia kilka godzin później, która dociąga wiadomości, jakie w tym czasie trafiły jeszcze na stary serwer.
- Rekordy SPF, DKIM i DMARC dla nowego serwera, żeby wysyłane wiadomości nie trafiały do spamu.
- Konfiguracja programów pocztowych i telefonów u pracowników, z nowymi danymi serwera.
- Stare konto zostaje aktywne jeszcze przez kilka dni, na wypadek spóźnionych wiadomości.
Google Workspace i skrzynki na hostingu jednocześnie
To częsta sytuacja w małych firmach: szef i biuro mają pocztę w Google Workspace, a pozostali pracownicy tańsze skrzynki na hostingu, wszystko w tej samej domenie. Problem polega na tym, że rekordy MX domeny mogą wskazywać tylko jedno miejsce docelowe.
Rozwiązaniem jest tzw. routing poczty. MX wskazują na Google, a Workspace przekazuje wiadomości do adresów, których nie zna, na serwer hostingu. Hosting z kolei musi wiedzieć, że skrzynki z Workspace nie są u niego, inaczej wiadomości wysyłane między pracownikami utkną na serwerze i nie dotrą do adresata.
Do tego rekord SPF musi obejmować oba serwery. Jeśli zabraknie w nim wpisu Google albo hostingu, część wysyłanych wiadomości zacznie trafiać do spamu. To zresztą jeden z punktów, które warto sprawdzić, gdy hosting sam przenosi konto na nowy serwer – opisałem to w poradniku, co sprawdzić po migracji hostingu.
Najczęstsze błędy przy migracji poczty
- Zmiana MX bez wcześniejszej kopii skrzynek.
- Zamknięcie starego konta tego samego dnia, zanim dotrą spóźnione wiadomości.
- Pominięcie folderów wysłanych, archiwum albo tych założonych przez użytkownika.
- Zapomniane aliasy i przekierowania, np. adres biuro@, który trafiał do kilku osób.
- Brak SPF i DKIM na nowym serwerze, przez co wysyłane wiadomości lądują w spamie.
- Nieprzeniesiona poczta z POP3, która była tylko na jednym komputerze.
Ile trwa migracja poczty?
Przy kilku skrzynkach zwykle 1-2 dni, z czego większość to kopiowanie w tle. Samo przełączenie MX nie wymaga przerwy w pracy – pracownicy przez chwilę mogą dostawać pocztę w obu miejscach, a potem przechodzą na nowe ustawienia.
Kiedy warto to zlecić?
Przy jednej, małej skrzynce migrację zrobisz samodzielnie, jeśli nowy dostawca oferuje narzędzie do importu. Przy kilku osobach, poczcie mieszanej albo zmianie domeny łatwo o pomyłkę, a jej skutki widać dopiero wtedy, gdy ktoś nie dostanie ważnej wiadomości.
Migrację poczty firmowej robię od 200 zł, także przy poczcie mieszanej Google Workspace i skrzynek na hostingu. Szczegóły są na stronie migracji strony, domeny i poczty. Jeśli poczta zmienia się razem z domeną, zobacz też zmianę domeny bez utraty pozycji w Google. A jeśli planujesz przenosiny, napisz do mnie.
FAQ
Czy stracę wiadomości przy migracji poczty?
Nie powinieneś, jeśli skrzynki zostaną skopiowane przed zmianą rekordów MX i jeszcze raz po niej, a stare konto zostanie aktywne przez kilka dni. Wiadomości giną najczęściej przy zmianie MX bez kopii albo zbyt szybkim zamknięciu starego konta.
Ile trwa przeniesienie poczty firmowej?
Przy kilku skrzynkach zwykle 1-2 dni. Większość czasu zajmuje kopiowanie w tle, a samo przełączenie nie wymaga przerwy w pracy.
Czy można mieć część skrzynek w Google Workspace, a część na hostingu?
Tak. MX wskazują wtedy na Google, a Workspace przekazuje wiadomości do pozostałych adresów na serwer hostingu. Trzeba też poprawnie ustawić hosting i rekord SPF, żeby obejmował oba serwery.
Co z pocztą, która jest tylko w Outlooku na jednym komputerze?
Jeśli skrzynka działała przez POP3, część wiadomości może nie istnieć już na serwerze. Wtedy przenosi się je z programu pocztowego tej osoby do nowej skrzynki, zanim zmieni się ustawienia.
Ile kosztuje migracja poczty firmowej?
U mnie od 200 zł, także przy poczcie mieszanej Google Workspace i skrzynek na hostingu. Dokładną kwotę podaję po spisie skrzynek i sprawdzeniu ich rozmiaru.
